تذكير صغير للمبتدئين العظماء: لإرسال نفس الرسالة إلى عدة أشخاص ، لا يتعين عليك كتابة البريد الإلكتروني عدة مرات مثل عدد المستلمين ...
متلقي البريد الإلكتروني
- يتمثل الحل الأول في الإدخال في الحقل " إلى": عناوين البريد الإلكتروني للمستلمين ، واحدة تلو الأخرى ، مفصولة بفواصل أو فاصلة منقوطة.
يمكنك تحسين المعالجة عن طريق إنشاء تسلسل هرمي في شحنة المجموعة هذه. يتضمن ذلك إرسال الرسالة إلى مراسل رئيسي (وبالتالي عبر حقل To :) وإرسال نسخة مصدقة إلى مستلمين آخرين. للقيام بذلك، أدخل عناوينهم في نسخة: الحقل ، ل "نسخة كربونية".
البريد الإلكتروني له نفس الجانب تمامًا كما تم نشره عبر الأمر "إلى:" أو "نسخة إلى:" ، ولكن هذا يشير إلى المستلم ما إذا كان الرد متوقعًا صراحة ، أو ما إذا تم إرسال الرسالة إليه للحصول على معلومات.
لأسباب x ، قد نرغب في عدم معرفة المستلمين المتعددين للبريد الإلكتروني بأنه بريد إلكتروني جماعي. مثال نموذجي: تحية رسائل البريد الإلكتروني. حتى يكون لدى الجميع انطباع بأنك أرسلت إليهم بريدًا إلكترونيًا فريدًا وشخصيًا ، على الرغم من أنك ترسل الرسالة إلى 300 شخص في دفتر العناوين الخاص بك ، فسيتعين عليك إدخال العناوين في مربع الإدخال الثالث : Bcc ، عن "نسخة كربونية غير مرئية". بشكل افتراضي ، يكون هذا الخيار مخفيًا ، لكنك تحتاج فقط إلى التحقق من خيار كل الرؤوس في قائمة العرض حتى يظهر سطر مخفية .
- الحل الثاني ، الأكثر ملاءمة إذا تم مضاعفة عدد المرسل إليهم بشكل مفرط ، يتمثل في اختيارهم من دفتر العناوين. من القائمة أدوات ، انقر فوق تحديد المستلمين . يوجد على يسار هذا المعالج قائمة شاملة بجهات الاتصال الخاصة بك. كل ما عليك فعله هو تحديد شخص ، والضغط على أحد الأزرار الثلاثة إلى ، أو نسخة ، أو نسخة مخفية لإضافتها إلى قائمة مستلمي البريد الإلكتروني وفقًا لإحدى طرق الإرسال هذه. كرر التلاعب عدة مرات حسب الضرورة.
لإضافة جهات اتصال متعددة مرة واحدة ، حددها أثناء الضغط باستمرار على مفتاح Ctrl ، ثم اضغط على أحد الأزرار الثلاثة.
- الحل الثالث مفيد إذا كنت ترسل رسائل بريد إلكتروني غالبًا إلى نفس المجموعة من الأشخاص. في هذه الحالة ، من المثير للاهتمام تحديد هذه المجموعة مرة واحدة وإلى الأبد في دفتر العناوين ، بحيث يتعين عليك إدخال اسم واحد فقط للوصول إلى كل عضو في "القبيلة". من القائمة أدوات ، انقر فوق دفتر العناوين . بمجرد دخولك إلى دفتر الملاحظات ، حدد أمر مجموعة جديدة من القائمة ملف . بعد تسمية مجموعتك، اضغط على الاختيار على الجمر واختيار الأسماء الموجودة في القائمة على اليسار من النافذة. اضغط على الزر تحديد الموجود في المنتصف وقم بالتحقق من صحة باستخدامحسنًا .
من الآن فصاعدًا ، لإرسال بريد إلكتروني إلى أعضاء المجموعة ، كل ما عليك فعله هو إدخال أسمائهم في أحد حقول الإدخال ، إلى: أو نسخة: أو نسخة مخفية .
لا تقم بتضمين الرسائل الأصلية
بشكل افتراضي ، عند الرد على رسالة بريد إلكتروني باستخدام الأمر " رد" ، يتولى Outlook كامل الرسالة الأصلية. إن قيمة وضع الرد في السياق واضحة ، ولكن إذا كنت لا تزال تريد ، لسبب ما ، أن تبدأ من رسالة بريد إلكتروني فارغة ، فما عليك سوى القيام بما يلي:
- حدد أمر الخيارات من قائمة الأدوات .
- قم بالتبديل إلى علامة التبويب الشحنات .
- قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار تضمين الرسالة الأصلية في الرد .
لاحظ ، فيما يتعلق بهذا الإدراج التلقائي للنص الأصلي ، أنه من الممكن وضع مسافة بادئة لهذه الرسالة أم لا. بالإضافة إلى ذلك ، في حالة النصوص العادية ، يمكن تعريف رمز المسافة البادئة (ضمن علامة التبويب Sends في خيارات Outlook ، اضغط على معلمات HTML أو زر معلمات النص العادي ).
إقرار بالاستلام
من الممكن إرفاق طلب تأكيد قراءة برسالة بريد إلكتروني ، والتي ستعود إليك قليلاً مثل إقرار الاستلام ، في شكل رسالة تلقائية. لاحظ ، مع ذلك ، أن هذا مجرد طلب ، ويمكن للمستلم تجاهله تمامًا ، خاصة إذا قمت بإساءة استخدام هذا الخيار. لطلب التأكيد بشكل منهجي:
- حدد أمر الخيارات من قائمة الأدوات .
- قم بالتبديل إلى علامة التبويب "إيصالات القراءة"
- حدد خانة الاختيار طلب التأكيد .
من الممكن أيضًا طلب تأكيد القراءة هذا فقط على أساس كل حالة على حدة. يبدو لنا هذا أكثر حكمة. للقيام بذلك ، ما عليك سوى تحديد الخيار " طلب إيصال بالقراءة" في قائمة " أدوات " قبل نشر رسالة بريد إلكتروني.
أولوية الرسالة
من الممكن تحديد مستوى الأولوية للرسالة. لا يؤثر إرسال الرسالة بأولوية عالية أو منخفضة على السرعة التي يتم بها إرسال البريد إلى مستلمه. الاختلاف الوحيد عن البريد الإلكتروني القياسي هو علامة التعجب الحمراء التي تظهر في البريد الوارد. يكون هذا الخيار منطقيًا فقط إذا كنت تستخدمه من حين لآخر فقط ، للكتابة إلى الأشخاص الذين تعرفهم جيدًا ، والزملاء ، والأصدقاء ، والعائلات ، وما إلى ذلك. من ناحية أخرى ، لا تتوقع أن يقوم صاحب العمل المحتمل أو الخط الساخن بفحص طلبك بسرعة أكبر بحجة أنه تم وضع علامة عليه بالرسم التخطيطي. على العكس من ذلك ، فإن البريد الإلكتروني الذي يتم نشره بأولوية عالية عندما لا يكون هناك مكان قد يزعج متلقيه.
على أي حال ، لتغيير أولوية الرسالة ، ما عليك سوى تحديد الخيار الذي تختاره في قائمة الرسائل (أمر تعيين الأولوية ) ، أو النقر فوق زر الأولوية .
قم بإنشاء بريد إلكتروني بدون فتح Outlook
مثلما يمكن إنشاء اختصارات لبدء تحميل صفحة ويب ، يمكنك ببساطة فتح رسالة جديدة ، حتى عندما يكون Outlook مغلقًا. سيتم تخزين البريد الإلكتروني الذي تم تكوينه بهذه الطريقة في صندوق الصادر ، وسيتم إرساله أثناء الاتصال التالي. لإنشاء أحد اختصارات سطح المكتب ، اتبع الخطوات التالية:
- في مساحة خالية على سطح المكتب ، انشر قائمة السياق بنقرة واحدة بزر الماوس الأيمن.
- حدد الأمر الجديد ، ثم الاختصار .
- في معالج إنشاء الاختصارات التي تظهر بعد ذلك ، ما عليك سوى كتابة mailto: أو mailto: متبوعًا بعنوان مستلم معين .
- تحقق من صحة ، وقم بتسمية الاختصار الخاص بك ، وقد انتهيت الآن عليك فقط النقر نقرًا مزدوجًا على هذا الرابط لكتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك دون فتح Outlook.